Modul · Manažerská akademie

Řízení projektů: jak dotáhnout věc do konce strukturovaně

Projekt není jen velká firemní iniciativa s Ganttem a projektovým manažerem. Projekt je cokoliv co má začátek, konec, jasný cíl a odpovědnou osobu. Manažer který to ví, řídí projekty strukturovaně bez ohledu na jejich velikost.

Co je projekt a co není

Opakující se každodenní operativa projektem není. Projekt je ohraničená věc s cílem, termínem a jasně přiřazenou odpovědností. Toto rozlišení je důležité proto, aby manažer věnoval projektovému přístupu tam kde to dává smysl.

Příklad projektu který zvládne každý manažer: zavést nový způsob vedení porad v týmu, přepracovat adaptační plán pro nováčky nebo zlepšit způsob předávání informací mezi směnami.

Tři otázky které musí mít každý projekt odpověď: Co má být výsledkem? Kdy? Kdo za to odpovídá? Projekt bez odpovědi na tyto tři otázky není projekt. Je to přání.

Čtyři fáze každého projektu

Bez ohledu na velikost projektu, každý prochází stejnými fázemi. Přeskočit kteroukoli z nich zvyšuje riziko, že projekt nedopadne jak má.

Definice: SMART cíl a odpovědnost

Než začnete cokoliv dělat, pojmenujte co přesně má být výsledkem. Cíl ve SMART parametrech. Kdo za projekt odpovídá. Kdo ho bude ovlivňovat nebo bude ovlivněn jeho výsledkem.

„Do 30. září zavedeme nový adaptační plán pro nováčky. Za výsledek odpovídá Jana. Úspěch poznáme tak, že každý nováček po prvním měsíci splní tři měřitelné milníky.“

Plán: kroky, termíny, odpovědnosti

Rozložte cíl na konkrétní kroky. Každý krok má termín a odpovědnou osobu. Plán nemusí být dokonalý. Ale bez plánu navigujete naslepo a první překážka projekt zastaví.

Krok 1: zmapovat současný stav do 10. 8. (Jana). Krok 2: navrhnout novou strukturu do 25. 8. (Jana + Petr). Krok 3: otestovat s prvním nováčkem v září.

Realizace s kontrolními body

Projekt běží. Odpovědná osoba informuje o postupu ve stanovených intervalech. Manažer neeliminuje překážky za ostatní, pomáhá je překonat. Kontrolní body jsou předem dohodnuté, ne improvizované.

„Každý pátek mi Jana pošle tři věty: co udělala, co ji brzdí a co plánuje na příští týden.“

Vyhodnocení: co se povedlo a co příště jinak

Každý projekt je příležitost se učit. Po dokončení si odpovězte na tři otázky: Dosáhli jsme cíle? Co fungovalo? Co příště uděláme jinak? Bez tohoto kroku opakujete stejné chyby.

„Cíl jsme splnili. Adaptační plán funguje. Příště zahájíme dřív, mapování trvalo déle než jsme čekali.“

Kontrolní body: jak vědět že jedete správně

Kontrolní bod není mikromanagement. Je to předem dohodnutý způsob jak manažer ví kde projekt je, aniž by musel zasahovat do každého kroku.

Dohodněte frekvenci a formu aktualizací předem, ne až nastane problém
Ptejte se na tři věci: co bylo uděláno, co brzdí a co je dalším krokem
Reagujte na překážky rychle, čekání problémy neřeší
Odlišujte zpoždění která lze dohnat od těch která ohrožují výsledek
Při odchylce od plánu upravte plán, nebo upravte cíl, ale pojmenujte to

Nejčastější chyby

Projekt bez SMART cíle: každý si pod výsledkem představuje něco jiného
Projekt bez odpovědné osoby: za co jsou odpovědni všichni, za to není odpovědný nikdo
Plán existuje jen v hlavě manažera: při první změně se rozpadne
Žádné kontrolní body: manažer se dozví o problému až je pozdě
Projekt se nikdy neuzavře: bez vyhodnocení se neučíte a přenášíte problémy dál

Proč nestačí vědět jak to funguje

Přečíst si o řízení projektů

20 minut

Čtyři fáze, tři otázky, kontrolní body. Logické a srozumitelné. Každý to pochopí po prvním přečtení.

Skutečně řídit projekty strukturovaně

Měsíce tréninku

Udržet strukturu pod tlakem, když se věci komplikují a každý den přináší nové urgentní požadavky. To vyžaduje návyk a opakování.

V Manažerské akademii Macademy pracujeme s řízením projektů na reálných situacích z praxe účastníků. Každý si projde všemi čtyřmi fázemi na vlastním projektu a dostane zpětnou vazbu.

Řízení projektů je součástí Manažerské akademie

18 modulů, 100 hodin výuky, individuální zpětná vazba. Žádné zkratky.

Zjistit více o programu