Modul · Manažerská akademie

Time management: jak přestat hasit a začít řídit svůj čas

Každý manažer má stejně hodin za den. Rozdíl není v množství času, ale v tom jak se s ním pracuje. Time management není o tom dělat víc. Je o tom dělat správné věci ve správný čas.

Proč time management nefunguje

Většina lidí zná principy time managementu. Přesto to nefunguje. Protože znát princip nestačí. Problém není v nedostatku znalostí. Je v návycích, prioritách a schopnosti říct ne věcem které jsou urgentní, ale ne důležité.

Manažer který tráví den hašením naléhavých věcí může být velmi zaneprázdněný a přitom málo efektivní. Zaneprázdněnost a efektivita jsou dvě různé věci.

Nejdůležitější věc není dělat věci správně. Je to dělat správné věci. Manažer který to ví, plánuje svůj čas záměrně a chrání ho před věcmi které ho kradou.

Eisenhowerova matice: důležité versus urgentní

Nejjednodušší a nejúčinnější nástroj pro prioritizaci. Každý úkol patří do jednoho ze čtyř kvadrantů.

Kvadrant 1: Dělej hned

Důležité a urgentní

Krize, termíny, naléhavé problémy. Věci které mají přímý dopad a nesnášejí odkladu. Cílem je minimalizovat tento kvadrant dobrou přípravou.

Příklady: selhání systému, zdravotní situace, překročený termín

Kvadrant 2: Plánuj a blokuj čas

Důležité, ale ne urgentní

Strategie, rozvoj, prevence, budování vztahů. Věci které přinášejí dlouhodobé výsledky. Tento kvadrant manažeři nejčastěji zanedbávají.

Příklady: plánování, rozvoj týmu, prevence problémů, učení se

Kvadrant 3: Deleguj

Urgentní, ale ne důležité

Přerušení, některé schůzky, urgentní požadavky ostatních. Zdánlivě naléhavé, ale nevyžadují vaši přímou účast. Ideální kandidáti na delegování.

Příklady: některé emaily, rutinní reporty, přerušení od kolegů

Kvadrant 4: Eliminuj

Ani důležité, ani urgentní

Zloději času. Aktivity které konzumují čas bez přidané hodnoty. Buďte nemilosrdní.

Příklady: zbytečné schůzky, social media v pracovní době, prokrastinace

Zloději času

Zloději času jsou aktivity nebo situace které spotřebovávají čas aniž by přinášely hodnotu. Nejdřív je pojmenujte, pak je eliminujte.

Schůzky bez agendy a bez výstupů
Emaily na které reagujete okamžitě bez ohledu na prioritu
Přerušení od kolegů která neodložíte
Perfekcionismus tam kde stačí 80 procent
Práce kterou jste mohli delegovat ale neudělasteili
Rozhodování o věcech které rozhodovat nemusíte

Co funguje okamžitě

Plánujte den večer předem, ne ráno
Blokujte čas na důležité projekty jako pevné schůzky
Naučte se říkat ne na urgentní ale nedůležité požadavky
Delegujte vše co nemusíte dělat vy osobně
Kontrolujte emaily ve stanovených blocích, ne průběžně
Začněte den nejdůležitějším úkolem, ne emaily

Proč nestačí vědět jak to funguje

Přečíst si o time managementu

30 minut

Eisenhowerova matice, zloději času, tipy na plánování. Každý to zná. Většina manažerů přečetla alespoň jednu knihu o time managementu.

Skutečně řídit svůj čas

Měsíce tréninku

Změnit způsob jak pracujete každý den. Říkat ne. Chránit svůj čas. Delegovat bez pocitu viny. To jsou změny návyků. Trvají a vyžadují zpětnou vazbu.

V Manažerské akademii Macademy pracujeme s time managementem na reálných situacích z praxe účastníků. Každý analyzuje kde jeho čas skutečně jde a dostane konkrétní plán jak to změnit.

Time management je součástí Manažerské akademie

18 modulů, 100 hodin výuky, individuální zpětná vazba. Žádné zkratky.

Zjistit více o programu